1. Pendahuluan

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Pandu Tumbuh mengumpulkan, menggunakan, melindungi, dan menyimpan data dalam platform manajemen Bimbingan dan Konseling (BK) yang digunakan oleh sekolah, sesuai dengan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP). Karena Layanan memproses data siswa yang sebagian besar berstatus anak di bawah umur beserta data terkait kesehatan mental (dua kategori data pribadi yang bersifat spesifik menurut UU PDP), kami menerapkan perlindungan tambahan yang dijelaskan di bagian-bagian berikut.

Dengan menggunakan Layanan, Anda menyetujui pengumpulan dan penggunaan data sesuai dengan Kebijakan Privasi ini.

2. Data yang Kami Kumpulkan

Data administrasi sekolah — nama sekolah, NPSN, alamat, jenjang, status, kontak sekolah, dan data kepala sekolah.
Data akun staf — nama, email, NIP, peran (koor_bk/guru_bk/kepala_sekolah), dan kata sandi (disimpan dalam bentuk hash satu-arah standar industri, bukan teks asli).
Data siswa — nama, NISN, kelas, dan data identitas dasar lain yang diinput oleh sekolah untuk keperluan administrasi BK.
Catatan konseling — catatan sesi konseling individu/kelompok, narasi intake, prognosis, catatan perkembangan, dan dokumen pendukung layanan BK lainnya.
Data Kenal Diri — nama dan email akun umum, jawaban asesmen, hasil refleksi, draf yang belum selesai, versi persetujuan, serta riwayat transaksi bila pengguna memilih asesmen berbayar.
Data teknis — log aktivitas akun (waktu login, aksi penting dalam sistem) untuk keperluan audit dan keamanan.

3. Bagaimana Data Dilindungi

Catatan konseling yang bersifat sensitif — termasuk narasi intake dan prognosis — dienkripsi saat disimpan (encryption at rest) menggunakan standar kriptografi tingkat industri. Kunci enkripsi tidak disimpan bersama data terenkripsi itu sendiri, sehingga isi catatan konseling tidak dapat dibaca langsung dari basis data tanpa proses dekripsi yang sah melalui aplikasi.

Kata sandi pengguna di-hash menggunakan algoritma standar industri dan tidak pernah disimpan dalam bentuk teks asli. Sesi login menggunakan mekanisme cookie aman untuk mengurangi risiko pencurian sesi melalui script pihak ketiga.

4. Pembatasan Akses Berdasarkan Peran & Isolasi Sekolah

Setiap sekolah memiliki ruang data (tenant) yang terisolasi — pengguna dari satu sekolah tidak dapat mengakses data sekolah lain. Di dalam satu sekolah, akses terhadap data siswa dan catatan konseling dibatasi berdasarkan peran: Koordinator BK memiliki akses administratif penuh, Guru BK hanya mengakses data siswa yang menjadi tanggung jawabnya, Kepala Sekolah memperoleh akses ringkasan/pemantauan, dan Siswa hanya dapat melihat data miliknya sendiri sesuai fitur yang diaktifkan sekolah.

Jawaban dan hasil pada ruang Kenal Diri terikat pada akun pribadi pengguna. Pengguna lain dan sekolah tidak dapat membuka hasil tersebut melalui dashboard mereka. Jawaban dan hasil disimpan dalam bentuk terenkripsi.

5. Tempat Penyimpanan Data

Data terstruktur (akun, data sekolah, data siswa, metadata konseling) disimpan pada database MySQL (Hostinger) dengan sinkronisasi cermin (mirroring) secara berkala ke Firebase Firestore (Google Cloud) untuk pemadanan cadangan data. Berkas/dokumen pendukung (misalnya lampiran atau dokumentasi kegiatan) disimpan pada layanan penyimpanan berkas Hostinger. Seluruh penyedia tersebut bertindak sebagai pengolah data atas instruksi kami dan terikat praktik keamanan standar industri.

6. Hak Orang Tua/Wali atas Data Anak

Karena sebagian besar subjek data siswa adalah anak di bawah umur, orang tua atau wali sah memiliki hak untuk:

Meminta informasi mengenai data anaknya yang tersimpan dalam sistem melalui sekolah;
Meminta koreksi atas data anak yang tidak akurat;
Meminta penjelasan mengenai pihak yang memiliki akses terhadap catatan konseling anaknya;
Mengajukan keberatan atau permintaan penghapusan data melalui pihak sekolah, yang akan diteruskan ke kami sebagai penyedia platform.

Permintaan tersebut sebaiknya diajukan terlebih dahulu kepada sekolah (selaku pengendali data/data controller), karena sekolah yang menentukan dan bertanggung jawab atas data yang dimasukkan. Kami akan membantu memproses permintaan teknis (ekspor/penghapusan) berdasarkan instruksi sekolah.

Sejalan dengan hak subjek data pada UU PDP, orang tua/wali maupun sekolah juga berhak: menarik persetujuan pemrosesan data sewaktu-waktu, mengajukan keberatan atas penggunaan data anak untuk keperluan profiling atau iklan yang dipersonalisasi (Layanan tidak melakukan penargetan iklan berbasis perilaku individu terhadap siswa), dan meminta salinan data (portabilitas) dalam format yang wajar.

7. Pemrosesan Data Anak & Persetujuan Wali

Pendaftaran akun siswa dilakukan oleh sekolah (Koordinator BK) sebagai bagian dari penyelenggaraan layanan BK resmi sekolah. Sekolah bertanggung jawab memastikan orang tua/wali telah diberi tahu dan/atau memberikan persetujuan atas pemrosesan data anaknya dalam Layanan, sesuai mekanisme yang berlaku di sekolah masing-masing (misalnya melalui surat edaran atau lembar persetujuan saat pendaftaran siswa baru).

8. Notifikasi Insiden Keamanan Data

Apabila terjadi insiden yang mengakibatkan kegagalan pelindungan data pribadi, kami berkomitmen menyampaikan pemberitahuan tertulis kepada sekolah terdampak dan, jika diwajibkan peraturan perundang-undangan, kepada otoritas pelindungan data pribadi yang berwenang, paling lambat 3×24 jam sejak insiden diketahui.

9. Retensi Data

Data sekolah disimpan selama akun sekolah tetap aktif menggunakan Layanan. Jika sekolah mengakhiri penggunaan Layanan, data dapat diekspor atas permintaan dalam jangka waktu tertentu sebelum dihapus secara permanen dari sistem produksi, kecuali terdapat kewajiban hukum yang mengharuskan penyimpanan lebih lama.

Untuk Kenal Diri, draf asesmen otomatis kedaluwarsa setelah 30 hari atau dihapus setelah jawaban berhasil dikirim. Jawaban dan hasil tersimpan sampai pengguna menghapus hasil, menarik persetujuan, atau menghapus akun. Saat akun umum dihapus, data pribadi yang terkait dihapus atau dianonimkan. Bukti transaksi minimum dapat tetap disimpan tanpa identitas akun selama diperlukan untuk administrasi, penyelesaian sengketa, atau kewajiban hukum. Salinan pada cadangan akan hilang mengikuti siklus rotasi cadangan dan tidak digunakan kembali untuk layanan aktif.

10. Berbagi Data dengan Pihak Ketiga

Kami tidak menjual atau menyewakan data siswa maupun data sekolah kepada pihak ketiga untuk tujuan komersial. Data hanya dibagikan kepada penyedia infrastruktur (seperti disebut pada bagian 5) yang diperlukan untuk menjalankan Layanan, atau apabila diwajibkan oleh hukum yang berlaku.

11. Kontak untuk Permintaan Data

Pengguna Kenal Diri dapat mengunduh salinan hasil, menghapus satu atau seluruh hasil, menarik persetujuan, dan menghapus akun umum langsung dari dashboard pribadi. Penghapusan akun memerlukan verifikasi kata sandi dan email untuk mencegah penyalahgunaan.

Untuk pertanyaan privasi, permintaan akses, koreksi, atau penghapusan data, silakan hubungi sekolah Anda (Koordinator BK) atau tim kami melalui admin@ndcendekia.id. Kontak ini juga berfungsi sebagai kanal Pejabat Pelindungan Data Pribadi (PDP) internal kami untuk pertanyaan terkait UU PDP. Lihat juga Syarat & Ketentuan kami.